こんにちは。

渋谷のおしゃれな貸し会議室「渋谷ソラスタコンファレンス」を運営しているマネージャーの前田です。

2023年度が始まりましたね。気持ち新たに今年度もよろしくお願いします！

このコラムも4回目を迎えるのですが、今回は新たな試みとしてインタビュー形式でお送りしたいと思います。

 

 

＜過去3回のバックナンバー＞

◆第1回◆企業がわざわざ外部の＜おしゃれな貸し会議室＞を使う理由【3選+番外編】

◆第2回◆スタッフに聞いてみた！おしゃれ会議室「渋谷ソラスタコンファレンス」で働いて驚いたこと【3選】

◆第3回◆コレって意外ですか!?お客様から驚かれるデザイナーズ貸し会議室「渋谷ソラスタコンファレンス」のアレコレ

 

 

今回は、当社（株式会社インフィールド）内のONLINE配信チームが提供しております、「ウェビナーサポートプラン」について事業部リーダーの井上さん（写真左）、サブリーダーの平井さん（写真右）に インタビューをしてきました！当施設でも何度もオンライン配信案件や収録案件にて依頼してます。

 

◆PDF資料「ウェビナーサポートプラン」

 

それでは早速ですがインタビューを始めさせていただきます。

 

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前田）新型コロナウイルスが流行り始めた2020年に業界に先駆けて社内発足後、 多くの案件をこなしてきたと思うけど、

昨年までとても忙しかったよね？体調は大丈夫ですか？

 

井上） ご心配いただきありがとうございます、忙しかったですが体調は大丈夫です(笑)

発足当時は学ぶことが多く、毎日手探りで勉強する毎日でしたが、オンライン配信事業部を立ち上げたことで配信に関する専門知識を集中して勉強することができるようになり、また色々な検証を重ねることができましたのでスムーズに様々な案件対応ができました。おかげさまで多くのお客様にご利用いただけて嬉しい限りです。

 

前田） なるほど、お互いコロナ禍は試行錯誤の連続で大変でしたよね。

さて、今回は機材などを新たに拡充して展開予定の「ウェビナーサポートプラン」についてインタビューしたいのですが、どんな機材を使っているのでしょうか？具体的にどんなサービスなのでしょうか？

 

平井）機材はカメラや映像スイッチャー、配信用PC、音響ミキサーなど、配信に必要となる基本的なものが全てセットとなっています。

他社様ではよくオールインワン的な配信機材を使用されてますが、当社では多様な催事に幅広く対応できるよう機材選定をしております。

従来のプランから新たにカメラを1台追加して、新プランでは計3台となったため、画面切替で動きのある配信画が作れます。

下記は機材構成の一例ですが、基本的にお客様は発表者用PCのみお持込いただければ配信可能な環境をご提供しております。

 

井上）サービスとしては、お客様の配信イベントをお打合せ時から参加させていただき、当日までのやり取りを経て、当日のオペレートまで一貫して対応させていただいてます。配信に関わることを直接相談していただけますし、当社の会場についての知識もありますので、別途下見の必要もなく会場特性や会場備品などを考慮してご提案させていただいております。

 

前田）様々なオンラインイベントに対応できる機材構成ということですね。また、会場のことを熟知してくれているのはわれわれとしても心強いです！それではここからは資料に書いてある「6つの安心ポイント」について深掘りして聞かせてもらっていいですか？

 

 

前田） まずは『「会場専任」配信オペレーター』/ 「急なトラブル対応も安心」についてです。 急なトラブル対応も安心とありますが、

だいぶオンラインイベントが普及してきたこのご時世でもやはりトラブルは多いのでしょうか？実際にどのようなトラブルがありますか？また、それらを未然に防ぐ対策でやっていることはありますか？

 

平井） 実は、基本的に機材は前日に設営をさせていただき動作状態を確認しているため、機材トラブルはほとんど発生したことがないんです。

そしてよくある細かなトラブルもほぼお客様との事前の打合せで防ぐことができるんです。例えば、マイクのスイッチのON/OFFを誰が行うかとか、ピンマイクを付ける位置を決めておくとか、配信時にやりたいこと（チャット、Q&A、録画、パネリスト）をするための設定方法などをお伝えしておくとか、事例を挙げるとキリがないのですが当日確認で済ますのではなく、可能な限り事前に細かくヒアリングをするように心がけております。

また、お客様のご要望を叶えるために急遽追加機材が必要な場合もありますが、会場として持っている在庫も把握しているので、可能な場合はすぐに対応させていただいております。

 

前田） 確かに事前のヒアリングが一番のトラブル回避になりますよね。そして万が一、当日トラブルや追加機材が発生したとしても

会場を熟知した専任オペレーターが傍にいてくれるので安心です、ということですね！

 

 

前田） それでは次に『高いリピートで「多数の実績」』/「配信会場も実績多数で安心」とありますが、 今まで何件ぐらいどのような催事を担当されたか具体的に教えてもらえますか？ 他にもエピソードなどがあれば教えてください。

 

井上） 今日のために調べてきましたよ！発足時から2023年3月までで約500件のオンラインイベントを担当させていただき、 リピート率にすると約60％という数字になりました。ちなみに機材やオペレーターが手配できずに残念ながらお断りさせていただいたお客様も多くおります。 催事の内容としてはセミナーを筆頭に会議、研修、発表会、定期大会、学術発表会などを多く担当させていただきました。

エピソードとしては、ある製薬会社様に一年に6回ご利用いただいているのですが、ベースとなる機材構成や会場レイアウトなどは毎回同様のため、毎回「前回と同じで」と依頼をいただきます。信頼していただきありがたいなと感じていたのですが、ある日、お客様から「いつも会場にいくとセッティングが出来上がっていて助かります」「配信セミナーを続けられているのもインフィールドのおかげです」と言われたときはなんだか感動してしまい、この事業部に配属されてよかったと感じることができました。渋谷ソラスタコンファレンスの事例でなくてすみません(笑)

 

前田） 心温まるエピソードをありがとうございます！そういうお客様からの声は何より嬉しいですし、今まで頑張ってきてよかったと思えますよね。しかし、今まで500件もの件数を担当されていたんですね！いつもお力添えありがとうございます、 これからも頼らせてもらいますね！

また、約60％というリピート率にも驚きです。 やはりインフィールドのことを知り尽くした井上さん、平井さんならではのホスピタリティを認めていただいているのでしょうね。ちなみに私が担当した中で印象に残っているお客様はJ-POWERグループ様のご利用ですね。当施設保有の大型グリーンバック（W6000✕H2800✕D3600mm）を使った難易度の高いイベントでしたが、これは確か平井さんにお願いしたんだよね？

 

平井）そうです、私が担当させていただきました。

渋谷で開催後、翌年は渋谷が空いておらず当社の別運営会場で実施したのですが、ありがたいことに私ご指名でご依頼いただきました(笑)

 

前田）そうだったんですね、確かに主催者様や関係会社様が平井さんを頼ってくださっているシーンを何度も見かけました！

ちょっと離れて頼もしいなぁと、ニコニコ見てましたよ(笑)

 

前田）このイベントは、普段は発電所やダムを訪れる学生対象のリアル体験ツアーを、コロナ禍ということで完全オンラインでバーチャルツアーとして実施したいとご依頼があって難易度高そうだなと思ってました。渋谷ソラスタコンファレンス保有の大型グリーンバックを利用しての実験やドローン撮影動画を駆使して、まるで現地にいるかのようなバーチャルツアーが無事終了したときは、平井さんにお願いして良かったとホッとしたのと同時に、こんな配信方法も実施することが出来るのだなと、とても勉強になりましたし可能性を感じることができました！

 

 

前田） 続いては「お客様にあわせた「ご提案」』/「しっかりヒアリングで安心」について伺います。 どういうところに気を付けてヒアリングされ、提案されてるんですか？

 

井上）まずはお客様のやりたいことをしっかり理解するため、

・「リアル参加者がいない完全オンライン配信」なのか、「リアル参加者がいるハイブリッド配信」なのか。

・会場からの「一方通行配信」なのか、リモート登壇者などがいる「双方向配信」なのか。

・ご希望の「画面構成」はどのようなものなのか。

・ご希望される「配信プラットフォーム」は何なのか。

・ご予定されている「ご予算」はあるのか。

などを確認させていただき、必要な機材構成やオペレーター人数などを算定し、お客様が想定している内容や予算と相違がないように
ヒアリングさせていただいております。その上で、演出面や安全面・ご利用用途に合わせて必要な機材やプラットフォームなどを
ご提案させていただき、お客様と一緒に「イベントの成功」に近づけるように寄り添うご提案をさせていただいております。

 

前田）そうですよね、最終的にわれわれが目指す「イベントの成功」＝「お客様の満足」を達成するには、決められたサービス提供ではなく、
お客様に合わせてカスタマイズをしていくということになりますよね。これはもともとコンファレンスコーディネーターをしていたお二人
だから自然と出来ているのだと思います。流石です！

 

 

前田） 続いては『些細な不安も「一緒に解決」』/ 「プロに直接相談できるから安心」とありますね。 一般的には外部配信業者様手配だと会場スタッフがお客様の不安や要望をヒアリングをして、その内容を業者様に確認するという流れだと思いますが、直接井上さんや平井さんがお客様とお話ししてくれるのでしょうか？

 

平井）はい、冒頭でもお伝えしましたが、基本的にお打合せから、当日までのやり取りを経て、当日のオペレートまで一貫して対応させていただきます。実際にオペレートまで担当している経験や知識で不安解消のお手伝いをいたします。「打合せの人には言ったのに・・・」ということもありません。また、コンファレンスコーディネーター経験もありますのでお客様の意図を組んでご提案させていただきます。

 

前田）当社も外部発注をすることがありますが、一貫して対応していただけるのは確かに心強いですね！

 

 

前田） 続いては『安定の「高速ネット回線」』/ 「単独インターネット回線で安心」についてです。 これは設備的なお話しだと思うのですが、当社インフィールドが運営する施設はインターネット回線は問題ないでしょうか？

 

井上）はい、当社が運営する会場では高速ネット回線「NUROアクセス」などの単独回線を、無料でご提供しているネット回線とは別に2回線以上保有してますので、1回線を本番用、もう1回線をバックアップ用、Wi-Fiは無料回線というような使い方もできるのでわれわれも安心して配信に集中できます。ベストエフォートではありますので絶対とは言えないですが、これまで進行の妨げになるような状況は一度もありません。

 

前田）それは良かったです。インターネット回線のスピード・安定性はお客様からも良くお褒めいただいてます。
ちなみに渋谷ソラスタコンファレンスでの単独回線NUROアクセスプレミアムの実測値は上下共に700Mbps前後となってます。

一般的には配信環境として100～200Mbpsあれば安心と言われてますので十分な速度が維持できているということですね。

 

 

前田） それでは最後のポイント『「会場探し」も一緒にお手伝い』 / 「会場も一緒に手配できて安心」について伺います。 通常、お客様側にて会場を押さえていただいた上で、配信などの詳細を手配していただく流れだと思うのですが。

 

平井）オンライン配信サポートチームでは各会場に同じセット機材を保有していますので、インフィールド運営会場であれば、どこでも同様の配信ができます。ご希望の広さや、ご希望開催エリアで会場を後からご提案することも可能です。

 

前田）確かに配信環境が整っていれば場所にこだわらないお客様も多くいらっしゃいますよね。まずは井上さんや平井さんの予定を押さえて、空いている会場で配信するという予約の押さえ方も今後増えてくるかも知れませんね！

 

前田）それではここからはお客様から実際に受けた質問をピックアップしましたのでそれぞれに伺います。

 

◆インフィールドのONLINE配信チームの一番の強みはなんですか？

平井）ホスピタリティと柔軟性の高さだと思っています。会場運営スタッフの一員でもありますので、テクニカル関係と会場関係で「会場のことは〇〇様にお願いします」のようなライン引きをせず、お客様の催事成功のために全力でお手伝いいたします。

 

◆多くの配信イベントを担当してきなかで、最近のトレンドや今流行りの演出などありますか？

井上）最近はリアル参加者がいるハイブリッド形式のウェビナーが主流ですので、会場プロジェクターに映す映像と配信する映像をそれぞれ切り替えて演出することが多いです。他にはテロップ表示などはテレビ番組的な演出感を出せるので、流行りというか最近は一般的になってきました。そしておしゃれな貸し会議室ですので、是非会場の雰囲気も含めてカメラに収めて配信していただくとリアル会場との一体感も出て良い画が配信できるのでオススメさせていただきます！

 

前田）オンライン配信チームのお二方、長時間ありがとうございました！！！

とにかくお二人からはホスピタリティの高さを感じました！今後も配信技術やツールなどの変化があると思いますが、ホスピタリティの高さは変わらずに、

しっかりと世の中の変化には順応して、一緒にお客様に満足してもらえるイベントを作り上げていきましょうね！よろしくお願いします！

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今回はかなりの長文となりましたが、配信についての知識や「ウェビナーサポートプラン」の内容を深く知ることができたと思います。

また、当社自慢のONLINE配信チームのホスピタリティの高さもお伝えできたのではないでしょうか？

ウェビナーやオンラインイベントで不安を抱えている方がいらっしゃるようでしたら是非一度ご相談いただければと思います。配信イベントが初めての方にも丁寧にご説明、ご提案をさせていただきます。

 

渋谷ソラスタコンファレンスを運営するインフィールドでは常駐の正社員スタッフが、精一杯お客様のイベント成功のためにサポートいたしますので、 イベントを企画される際は是非お気軽にお問合せください。

TEL：03-5784-2604

mail:shibuya@infield95.com

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